Hướng dẫn tạo danh sách việc cần làm bằng các ứng dụng phổ biến hiện nay
Trong thế giới công nghệ vạn năng như hiện nay, việc thêm một ứng dụng danh sách việc cần làm (to-do list) vào bộ công cụ năng suất có vẻ là điều hiển nhiên. Nhưng bạn có biết rằng, chính sự “đa nhiệm” này có thể tạo thêm áp lực trong việc quản lý vô số ứng dụng?
Thay vì “lạc lối” trong mê cung ứng dụng, tại sao không khai thác tối đa tiềm năng của những “người bạn đồng hành” quen thuộc để tạo danh sách việc cần làm hiệu quả? Hãy cùng Quantrimangnews khám phá 3 “tuyệt chiêu” biến ứng dụng quen thuộc thành trợ thủ đắc lực cho năng suất của bạn!
1. Google Calendar: Không Chỉ Lịch Trình, Mà Còn Là “Sổ Tay” Nhiệm Vụ Toàn Diện
Google Calendar – “cây đại thụ” trong làng ứng dụng lịch trình – không chỉ đơn thuần nhắc nhở lịch hẹn, sự kiện mà còn kiêm luôn vai trò “sổ tay” nhiệm vụ với sự tích hợp hoàn hảo của Google Tasks.
Dưới đây là cách “hô biến” Google Calendar thành danh sách việc cần làm:
- Bước 1: Mở Google Calendar trên máy tính và chọn một ngày bất kỳ.
- Bước 2: Nhấp vào ô trống trong ngày đã chọn và chọn tab “Task” trong cửa sổ vừa hiện ra.
- Bước 3: Thêm tiêu đề, đặt thời gian, bổ sung mô tả (nếu cần) và nhấp vào “Save”.
Giờ đây, nhiệm vụ của bạn đã được “ghim” ngay trên lịch trình, sẵn sàng để bạn “xử lý”.
Mẹo nhỏ: Để xem hoặc ẩn danh sách nhiệm vụ, chỉ cần nhấp vào hộp “Tasks” ở thanh bên trái.
Ngoài ra, bạn có thể tạo nhiệm vụ trực tiếp trong tab “Task” của Google Calendar với các bước tương tự. Thậm chí, bạn có thể “chia nhỏ” nhiệm vụ thành các phần việc nhỏ hơn bằng cách nhấp vào dấu ba chấm dọc (⋮) và chọn “Add a subtask”.
2. Google Docs: “Checklist Thần Thánh” Cho Mọi Dự Án
Bạn đang tìm kiếm một công cụ quản lý dự án trực quan, dễ sử dụng và hiệu quả cho cả cá nhân lẫn đội nhóm? Đừng tìm đâu xa, Google Docs chính là “ứng cử viên” sáng giá. Với tính năng “checklist”, Google Docs cho phép bạn:
- Theo dõi tiến độ trực quan: Đánh dấu các nhiệm vụ đã hoàn thành và dễ dàng quan sát tiến trình của mình.
- Cộng tác hiệu quả: Chia sẻ danh sách với đồng nghiệp, bạn bè hoặc người thân để cùng nhau quản lý dự án.
- Sắp xếp khoa học: Tạo checklist lồng nhau, thêm cột và hàng để phân loại nhiệm vụ một cách logic và dễ theo dõi.
Cách tạo checklist “thần thánh” trong Google Docs:
- Bước 1: Mở Google Docs và tạo một tài liệu mới.
- Bước 2: Nhập ký hiệu “@” vào vị trí bạn muốn đặt hộp kiểm, nhập “Checklist” và nhấn “Enter”. Hoặc, bạn có thể nhấp vào biểu tượng “Checklist” trên thanh công cụ.
- Bước 3: Liệt kê các nhiệm vụ và nhấn “Enter” để thêm hộp kiểm cho mỗi mục.
- Bước 4: Đánh dấu vào hộp kiểm bên cạnh mỗi nhiệm vụ đã hoàn thành.
Mẹo nhỏ: Sử dụng phím “Tab” để thụt lề và tạo checklist lồng nhau cho các nhiệm vụ phức tạp.
3. Outlook: Biến Email Thành “Trợ Lý” Nhắc Việc Đắc Lực
Hộp thư đến của bạn có phải là nơi “ẩn náu” của những nhiệm vụ quan trọng nhưng dễ bị lãng quên? Đừng lo, Microsoft Outlook đã có giải pháp! Với tích hợp Microsoft To Do, Outlook cho phép bạn “hô biến” email thành nhiệm vụ chỉ trong nháy mắt.
Cách biến email thành nhiệm vụ trong Outlook:
- Bước 1: Mở hộp thư đến Outlook của bạn.
- Bước 2: Di chuột qua email cần chuyển thành nhiệm vụ và nhấp vào biểu tượng “Flag” để đánh dấu. Email này sẽ xuất hiện trong tab “Flagged email” của Microsoft To Do.
- Bước 3: Hoặc, nhấp chuột phải vào email và chọn “Advanced actions” > “Create task” để mở bảng thêm chi tiết cho nhiệm vụ như ngày đến hạn, lời nhắc,…
Mẹo nhỏ: Xóa email sau khi đã đánh dấu hoặc chuyển thành nhiệm vụ để giữ cho hộp thư đến luôn gọn gàng.
Kết Luận
Việc quản lý công việc và cuộc sống chưa bao giờ dễ dàng đến thế với 3 “tuyệt chiêu” biến ứng dụng quen thuộc thành danh sách việc cần làm “siêu đẳng”. Hãy áp dụng ngay hôm nay và cảm nhận sự thay đổi tích cực trong năng suất của bạn!
Bạn đã thử những phương pháp này chưa? Hãy chia sẻ kinh nghiệm của bạn trong phần bình luận bên dưới và đừng quên khám phá thêm nhiều mẹo hay khác trên Quantrimangnews!
